もくじ
1. はじめに
皆さん、こんにちは。特定社会保険労務士の山根敦夫です。
残業代の支払いに関するトラブルは、企業経営において大きなリスクとなります。特に「定額残業代制度」（固定残業代制度）は、適切に運用しなければ思わぬトラブルの原因となりかねません。近年、この制度に関する裁判例も増えており、制度設計の重要性が一層高まっています。
経営環境が厳しい中、定額残業代制度の導入は一つの選択肢ではありますが、当事務所としては、その導入にあたっては慎重な検討をお勧めしています。人材確保が困難な現在の労働市場において、定額残業代制度の存在が「ブラック企業」という誤ったイメージを与えかねないためです。働き方改革が進む中、たとえ制度自体に問題がなくても、その印象だけで優秀な人材との出会いの機会を逃してしまう可能性も考慮する必要があるでしょう。
しかしながら、適切に設計・運用すれば企業と労働者の双方にメリットをもたらす制度でもあります。そこで今回は、企業の経営者や人事担当者の皆様に向けて、定額残業代制度の基礎知識から適切な運用方法、トラブル回避のポイントまでをわかりやすく解説します。導入を検討される際の参考にしていただければ幸いです。
2. 定額残業代制度の基礎
2-1. 定額残業代とは何か
定額残業代制度とは、あらかじめ一定時間分の残業代を固定額として給与に含めて支払う制度です。例えば「月30時間分の残業代として5万円を支給する」といった形で設定するものです。この制度を導入する主な目的には、
1. 事務処理の手間の軽減
2. 残業の抑制
3. 残業代の保証
などが挙げられます。
労働者にとっては、残業をしなくても一定額が保証されるメリットがある一方、企業側も残業時間の管理や計算の煩雑さを軽減できるという利点があります。しかし、制度設計や運用に誤りがあると、後に多額の残業代請求リスクが生じる可能性があるため、注意が必要です。
2-2. 定額残業代制度の法的位置づけ
労働基準法37条は、時間外労働、休日労働、深夜労働に対する割増賃金の支払いを義務付けています。定額残業代制度を導入する場合も、この法定割増賃金の支払義務を免れることはできません。
裁判所は定額残業代制度の有効性を判断する際に、主に次の2つの要件を重視しています。
これらの要件を満たさない場合、定額残業代は単なる基本給の一部とみなされ、残業代の支払いとは認められないリスクがあります。
3. 適切な定額残業代制度の設計方法
3-1. 名称の選択
定額残業代の名称は、制度の「対価性」の判断に影響する重要な要素です。裁判例では、名称自体から割増賃金の支払いであることが分かる名称（例：「時間外勤務手当」「休日勤務手当」「深夜勤務手当」など）の方が、「営業手当」「業務手当」「職務手当」などの一般的な名称よりも安全とされています。
ただし、名称だけで判断されるわけではなく、実際の制度設計や運用実態も総合的に考慮されます。
3-2. 金額の明示
定額残業代制度を導入する際には、手当の「金額」または「金額の算定方法」を明確に示すことが重要です。これにより、割増賃金が不足していないかを確認できる「判別可能性」が高まります。
一方、時間数のみを明示して金額を明示しない方法は、割増賃金の不足や不足額の確認が困難になるため、裁判所で「判別可能性」が否定されやすくなります。時間数の明示は必須ではありませんが、対価性を高めるために明示することが望ましいでしょう。
3-3. 適切な時間数の設定
定額残業代の時間数は、実際の残業実態に合わせて設定することが重要です。あまりに実態とかけ離れた時間数を設定すると、「対価性」が否定されるリスクが高まります。
具体的な設定方法としては、まず直近3ヶ月程度の残業実態を調査し、その結果に基づいて時間数を決定することをお勧めします。労働組合や労働者からの意見聴取も行うと、より実態に即した設定ができるでしょう。
4. 定額残業代制度の導入手順
4-1. 就業規則の整備
定額残業代制度を導入するには、まず就業規則（または賃金規程）に必要な規定を整備する必要があります。具体的には以下の項目を明記しましょう。
規定例としては、「定額時間外手当は、月30時間分の時間外労働の対価として支給する。実際の時間外手当の額が定額時間外手当の額で不足する場合には、差額を追加で支給する。」などが考えられます。
4-2. 労働契約書・労働条件通知書の整備
就業規則の整備と合わせて、労働契約書や労働条件通知書にも定額残業代に関する規定を盛り込むことが重要です。これにより、個々の労働者に対しても制度の内容を明確に伝えることができます。
特に新たに制度を導入する場合は、労働条件の変更になるため、労働者への十分な説明と同意の取得が必要になります。
4-3. 既存の賃金体系からの移行
既存の賃金体系から定額残業代制度に移行する場合、次の2つのパターンがあります。
基礎賃金の減額を伴う場合は、同意の取得だけでなく、変更の必要性や具体的な不利益の内容・程度についても十分に説明する必要があります。
5. 定額残業代制度の運用上の注意点
5-1. 実際の残業時間の管理
定額残業代制度を導入していても、実際の残業時間の管理は厳格に行う必要があります。定額残業時間を超える残業が発生した場合は、超過分の残業代を追加で支払わなければなりません。
タイムカードやICカード、PCのログなどを活用して、正確な労働時間を把握し、必要に応じて追加支払いを行いましょう。
5-2. 給与明細書の記載
給与明細書には、定額残業代の金額が明確にわかるように記載することが重要です。これにより「対価性」の判断に好影響を与えるとともに、労働者の理解も促進されます。
具体的には、「時間外勤務手当（30時間分）」などと明記し、金額を明示することをお勧めします。
5-3. 求人情報・採用時の説明
求人情報や採用時の説明では、定額残業代の仕組みについて誤解を生じさせないよう、明確に伝えることが重要です。特に「月給25万円（うち定額残業代5万円、20時間分）」のように、基本給と定額残業代の内訳を明示することが望ましいでしょう。
誤解を招くような表現は、後のトラブルの原因となるだけでなく、「ブラック企業」との批判を受けるリスクもあります。
6. まとめ
定額残業代制度は、適切に設計・運用すれば企業と労働者の双方にメリットをもたらす制度です。しかし、法的要件を満たさない不適切な制度設計は、将来的に多額の残業代請求リスクをもたらす可能性があります。
制度の設計にあたっては、
1. 名称は時間外労働の対価であることが分かりやすいものを選ぶ
2, 金額（できれば時間数も）を明示する
3. 実際の残業実態に合った時間数を設定する
4. 就業規則や労働契約書に明確に規定する
5. 実際の残業時間を適切に管理し超過分は追加支払いを行う
といったポイントに注意しましょう。
特に基礎賃金の減額を伴う制度変更は慎重な対応が必要です。労働者への十分な説明と同意の取得、変更の必要性や不利益の内容・程度の明示などを徹底することが重要です。
定額残業代制度の導入や見直しをお考えの企業は、トラブル防止のためにも社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談することをお勧めします。当事務所でも、企業の実情に合わせた適切な制度設計のサポートを行っておりますので、お気軽にご相談ください。
